マイナンバー制度全体を眺めたとき、最も重要な手続きのひとつがマイナンバー収集時の「本人確認」です。
私のマイナンバーが示す人間が私であってこそマイナンバー制度は有効に機能します。全国民一人ひとりに付与される番号ですから、確認手続きが一人ひとり正しく行わなければ制度を運用する意味が薄れてしまいます。
会社の場合、勤務している従業員の皆さんからマイナンバーを収集する作業の時点で、本人確認の手続きは一人ひとりについて、法律に定められたやり方で行う事が決められていますから、結果は同じてあっても会社独自のやり方は法律違反の恐れがあります。
また、マイナンバーを利用目的以外で収集し、あるいは保管することも違法となります。
事業所が複数ある企業では、マイナンバーを保管する部署と各事業所が離れていることがあります。
誰がどのような方法でマイナンバーを確認し、どのような方法で保管部署が保管するのかという手順は、社内で決めてマニュアルなどの文書の形にしておくことが必要です。
決められた担当者以外の者が取り扱い、あるいは決められた部署以外でコピーを取って保管することは社内の手順違反だけでなく法律にも抵触します。
会社で決めた手順に従って収集したマイナンバーは、正しく保管し、記載時の誤記に注意すれば何も問題は発生しないと思います。
